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皆さまこんにちは！
このサイトの管理者のHide（ヒデ）と申します。
この度、業務効率化をテーマにしたブログを立ち上げました。
皆さんは、日々仕事をする中で、
・この仕事は難しいなぁ
・この仕事は負担だなぁ
と思ったことはありませんか。
プロフィールにも少し書かせて頂きましたが、私はこれまで様々な企業様に常駐させて頂き、ITサポートやシステム開発のお仕事をさせて頂きました。
私が日々仕事する中で一番重要だと思ったのが、
「もっと簡単にできないかを考えながら仕事をする」
ということです。
では、どうしたら日々の仕事が簡単になるのでしょうか。
私の中では下記の2点が重要だと考えています。
その1. 誰にでもわかる丁寧な業務マニュアルを作成する。
その2. 業務を短時間で効率的に行う方法を考える。
この2つのポイントについて考えてみたいと思います。
誰にでもわかる丁寧な業務マニュアルを作成する。
まず、会社の中で、各個人個人が担当している仕事についてマニュアル化、手順化するのがおすすめです。その際、「誰が見てもわかるマニュアルを作成すること」が重要になります。この業務のマニュアル化により下記のようなメリットがあります。
・事務処理などの方法を口頭で説明する必要がなくなり時間短縮につながる。
・マニュアル化されているので、作業の際に迷う必要がない。
・誰が作業しても同じ結果になるので統一性を保てる。
・今まで担当していた人が異動する際も引き継ぎが容易。
・仕事のローテーションも容易。
・担当の人が休んでも他の人がフォローできる。
私が常駐させて頂いていた企業様において、業務のマニュアル化の度合いは本当にバラバラでした。マニュアルが作成されていないと、例えば新人さんのOJTなどにおいて、毎回、口頭での説明が必要になりますしパソコンの作業においても操作説明が必要になり、時間がかかってしまいます。
仮に口頭で説明するにしても、事前にマニュアルを読んでもらうことで作業の理解度が全然違ってきます。また、今まで難しいと思っていた作業もマニュアル化してみたら、誰でもできる単純作業だったりします。
マニュアルを作成するに当たっておすすめな方法
どの企業様も日々の業務に忙しくマニュアルを作る暇がないということもあるかもしれませんが、一番おすすめな方法は、下記のような方法です。
・日々の作業内容について、簡単でよいので作業順に箇条書きにWord文書などに書きます。
・日々の作業を行う中で少し時間を見つけて箇条書きにした文章をより詳細化していきます。
・さらに時間ができたら、図や画像を入れて明確化し完成形に近づけていきます。
業務を短時間で効率的に行う方法を考える。
次にポイントその2.の「業務を短時間で効率的に行う方法を考える」についてですが、
例えば、
・今まで紙面で行っている筆記作業や目視での確認作業をパソコンに置き換えられないか。
・ポイントその1.でマニュアル化できた定型業務についてプログラムで自動化できないか。
というように考えてみます。
具体的には日々のExcelでの事務処理であれば、今まで手作業で行っていたものをマクロを作成して自動化する、その作業内容が大きいものであれば専門の業者さんへシステム開発を依頼するということがあげられます。
この日々の事務処理のシステム化も作業結果の統一性や精神的負担の軽減につながるメリットがあります。また、作業の自動化だけではなく人間では難しいと感じるような複雑な手計算などをもし行っているとしたら、これはプログラムにまかせることを検討すべきなのかもしれません。
まとめ
いかがでしょう。日々の業務の改善につながるヒントが少し見つかりましたでしょうか。
本サイトでは、このような皆さまの業務効率化につながる情報やIT,ネットワークに関すること、便利なツールをご提供していければと考えております。
皆さま、どうぞよろしくお願い致します。