Wordで画像や図の入ったマニュアルを簡単に作成する方法


皆さまこんにちは!

このサイトの管理者のHide(ヒデ)と申します。

今回は、マニュアル作成についてのお話になります。

皆さんは、会社でマニュアルを作る時はどのソフトを使いますか?

例えばOffice製品を使って作る場合、Word派でしょうか?それともExcel派?PowerPoint派?まだマニュアルを作る機会がないという方もいるかもしれませんが、マニュアル作成に限らず何か文章を作成する機会があり、その中に図や写真などの画像入っていると見栄えが良くなります。この時、どのソフトを使えばよいか迷いますね。

では、私はどうかというとずばりWord派です!でも会社に入ってみると意外とExcelで作成する方も多いですね。ここでは、WordとExcelでマニュアルを作成する場合のメリット・デメリットを考えてみたいと思います。

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WordとExcelで図入りのマニュアル作成時のメリット・デメリット

Excelでマニュアルを作成した場合のメリット・デメリット
メリット :画像が貼り付けやすく動かしやすい。
デメリット:印刷時、A4用紙に綺麗におさまるように印刷範囲や改ページなどの考慮が必要。

Wordでマニュアルを作成した場合のメリット・デメリット
メリット  :入力した文章や配置した画像が印刷時も画面と同じイメージで出力される。
デメリット :画像を貼り付けてもうまく動かせず、Excelでの作成に戻ってしまうことも。

少し極端かもしれませんが、WordとExcelにおけるマニュアル作成について書かせて頂きました。では私がなぜWordでマニュアルを作成するかというと、やはり印刷時やPDFで出力する時に悩む必要がなく画面のイメージ通りに出力できることが大きいです。

ここからは、私がWordで画像入りのマニュアルを作成する際に行っている好みを方法をご紹介します。この方法が一番正しいということではありませんので、参考までにご覧ください。また普段Excelでマニュアルを作成していてWordを敬遠している方も参考にして頂ければと思います。

今回は、Wordで「Excelの操作方法を説明するマニュアルを作成する」ことを想定し、このマニュアルに画像と補足説明を入れる部分にスポットを当てます。事前準備として、Excelを起動した後、新規のブックを作成して、その画面をキャプチャー(メモリーにコピー)しておきます。この方法については下記のページの手順1.~3.を参考にしてください。

ペイントソフトの紹介編はこちら

Wordで画像と補足説明を入れる具体的な方法について

【例題】ExcelのSheet1の部分を四角の赤枠で強調して、Sheet1をクリックするように案内する補足説明を入れてみます。

1. まずWordを起動します。(本ブログで利用しているバージョンはWord2016になります。)

2. Wordが起動したら白紙の文書を作成します。

3. 下図のようにWordの画面上部の「表示」タブをクリックして「印刷レイアウト」をクリックした後、「ホーム」タブをクリックします。

4. Wordには文書内に画像を貼り付けた際に元々存在していた文章がどのように移動するかの設定がありますが、普段私はこの初期設定を「背面」に設定しています。この設定にするのは、単純に画像を動かしやすくなるためです。もし同じ設定にされる場合は、手順4-1.~4-3.の手順を行います。

4-1. 下図のようにWordの画面上部の「ファイル」タブをクリックします。

4-2. 続いて、画面左下の「オプション」をクリックします。

4-3. 下図のようにWordのオプション画面が表示されますので、左側のメニューから「詳細設定」をクリック→画面右側を少し下にスクロールして、右側の「切り取り、コピー、貼り付け」中の「図を挿入/貼り付ける形式」のプルダウンメニューから「背面」を選択して、最後に「OK」ボタンをクリックします。

5. 次に、下図のようにEnterキーを少し押し続けて2ページ目が作成されるまで押します。このように改行を先に多めに入れることで、自分の好きな位置から文章を書き始めたり、任意の位置に画像を入れた後、画像の直前や直後にすぐに文章を入力しやすくなります。

6. 続いて、白紙の文書の任意の位置をクリックしてキーボードの[Ctrl]キーを押しながら[V]キーをクリックします。この操作で事前に画面キャプチャーしておいた画像がWord文書に挿入されます。本例では下図のような位置に画像を挿入しました。

手順1.~6.までで、Word文書に画像を挿入することができました。次にSheet1の部分を四角形の赤枠で強調してみます。

7. 下図のようにWordの画面上部の「挿入」タブをクリックして「図形」をクリックし、さらに「四角形」の中の「正方形/長方形」をクリックします。この操作でマウスカーソルの形が十字になります。

8. 下図のようにマウスカーソルをSheet1の左上の位置に配置した後、左クリックして、Sheet1の文字の右下までドラッグした後、クリックを離します。

すると下図のように四角形が描画されましたが、色が青でなおかつ塗りつぶされています。そこで、この塗りつぶしを無しにして、かつ、枠の色を赤色に変更してみます。

9. 下図のように描画した四角形が選択されている状態で、Wordの画面上部の「書式」タブの中にあるメニューから「図形の塗りつぶし」をクリックし、さらに「塗りつぶしなし」をクリックします。この操作で四角形の塗りつぶしがなくなりました。

10. 続いて、下図のように四角形が選択されている状態で、Wordの画面上部の「書式」タブの中にあるメニューから「図形の枠線」をクリックし、さらにパレットから「赤色」をクリックします。これでSheet1を赤枠で囲むことができました。ただ、少し枠線が細いようです。

11. ここで描画できた四角の赤枠の線を少し太くしてみます。下図のように四角形が選択されている状態で、Wordの画面上部の「書式」タブの中にあるメニューから「図形の枠線」をクリックし、さらに「太さ」をクリック後、表示されたメニューから「1.5」ptをクリックします。

ここまでで、Sheet1の部分を赤い四角で強調できました。続いて、補足説明の文章を入れますが、その前に補足説明とSheet1を結ぶ矢印を描画してみます。

12. 下図のようにWordの画面上部の「挿入」タブをクリックして「図形」をクリックし、さらに「線」の中の「線矢印」をクリックします。

13. マウスカーソルが十字マークになりますので、下図のように任意の位置で左クリックして、この部分を起点として、Sheet1の部分までドラッグした後、クリックを離します。

すると、下図のように青色の矢印が描画されました。

14. 手順13で描画された矢印ですが、青色でかつ線が細いですので、赤色にして太くしたいと思いますので手順10.~11を参考にして下図のように変更します。

15. つづいて、補足説明として「Sheet1をクリックしてください。」という文字を入れてみたいと思います。下図のようにWordの画面上部の「挿入」タブをクリックして「テキストボックス」をクリックし、表示されるメニューから「横書きテキストボックスの描画」をクリックします。

16. すると下図のようにマウスのカーソルの形が十字になりますので左クリックした後、おおよそ文字が入るくらいを目安にして、右下にドラッグした後、クリックを離します。

17. 下図のように四角の枠が描画され、カーソルが点滅して文字が入力できるようになりました。ここで「Sheet1をクリックしてください。」と入力します。

最終的に下図のようになりました。テキストボックス以外の何もない部分をマウスで左クリックして確定します。

ここで終わりでもよいのですが、ここまで扱ってきた「Excelのブックの画像」,「強調に使った四角の赤枠」,「赤矢印」,「テキストボックス」について1つのグループにまとめたいと思います。

18. 順番は任意でよいですが、下図のように「Excelのブックの画像」を初めに左クリックしたあと、[Ctrl]キーを押しながら、残りの「強調に使った四角の赤枠」,「赤矢印」,「テキストボックス」を左クリックしていきます。すると各図形の回りに〇印が付いて選択されます。この状態で4つの図形内にマウスカーソルがある状態で右クリックしてメニューの「グループ化」から「グループ化」をクリックします。

この手順18.の操作をすることで、図形が1つのまとまりになりますので、今後図形を動かす必要が出てきた場合、一緒に動いてくれますので、非常に便利です。

ここまでで、Wordを使って図や補足説明の文章を入れる方法をご覧頂きましたが何点か補足がありますので、下記に書かせて頂きました。

補足その1:
手順4-1.~4-3.で一旦設定した「画像の回りにある文章をどのように配置するか」という設定で「背面」に設定しましたが、任意の画像を右クリックすると、下図のようにメニューが表示されますので「文字列の折り返し」をクリックして他の配置方法に変更することも可能です。

また、文字列の折り返しを本ブログでご紹介している「背面」に設定していると、まれに文章が図の下に隠れてしまうことがあるかもしれません。その場合は、図を別の場所に移動するか、もしくは、図の上側でEnterキーを何回か押して頂く(改行を入れて頂く)と文章が図の下側に現れてきます。

補足その2:
補足説明の文章のテキストボックスの枠線や塗りつぶしが不要な場合は下記の手順を行ってみてください。

まず、下図のようにテキストボックスの外枠の部分を右クリックします。

すると、テキストボックスを操作するためのメニューが表示されますので、下図のように赤丸の1番の「枠線」をクリックしてさらに表示されるメニューから赤丸の2番の「枠線なし」をクリックします。ここまでの操作で外枠の線が消えます。

さらにテキストボックスの塗りつぶしをなくして下地が見えるように透過させるには、下図のように赤丸の1番の「塗りつぶし」をクリックしてさらに表示されるメニューから赤丸の2番の「塗りつぶしなし」をクリックします。この操作で下地も見えるようになりました。

補足その3:
今回、Word文書に矢印やテキストボックスなどの図形を挿入しましたが、もし挿入した位置が意図した場所ではなく調整したい場合は、その図形の部分のみをマウスでクリックした後、キーボードの上下左右の矢印キーで微調整が可能です。これは挿入した画像や図形をグループ化した後も可能です。下図はグループ化後に矢印のみをクリックして選択した例です。(周囲に選択されたことを示す丸印が表示されます)この後、矢印キーで位置の微調整ができるようになります。

補足その4:
手順18.で図形をグループ化した際に、例えば一部の図形が画面から消えてしまうことがあります。下図は、グループ化した際に補足説明のテキストボックスが画面から消えてしまった例です。

これは図を配置した順番などの問題で起きることがあるのですが、このような場合は一旦、下図のようにグループ化した図形の任意の部分を右クリックして表示されたメニューから赤丸の1番の「グループ化」をクリックしてさらに表示されるメニューから赤丸の2番の「グループ解除」をクリックします。

続いて、下図のように隠れてしまう図形(今回の例ではテキストボックスの外枠)を右クリックしてメニューから「最前面へ移動」をクリックします。

ここまでの操作でテキストボックスがいくつかある図形の中で一番先頭に来ることになります。この後は、手順18.でお伝えしたグループ化を再度行ってください。

まとめ

長くなりましたが、ここまでで、Word文書に画像と補足説明を入れる方法をご説明しました。方法は色々ありますが、その中で簡単にできる方法をご紹介しました。

お疲れさまでした。

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